Digital signatures
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13/5/2023

Digital signatures

Perchè le firme elettroniche stanno cambiando la nostra vita lavorativa?

Perchè le firme elettroniche stanno cambiando la nostra vita lavorativa?

1. Cos’è la Firma Elettronica?

Quante volte si è desiderato porre una firma su un documento, in modo facile e veloce? Al giorno d’oggi si tendono a preferire i documenti in formato digitale piuttosto che quelli in formato cartaceo. I primi, infatti, sono compatibili con qualunque dispositivo e diffusi in tutto il mondo. La possibilità di inserire la firma elettronica su un file di un formato specifico potrebbe aiutare chiunque a semplificare e ridurre i tempi di chiusura dei contratti, inoltre permetterebbe di abbandonare la cattiva abitudine di stampare tutto su carta, preferendo invece un comodo e capiente archivio digitale e salvaguardando al tempo stesso l’ambiente.

La nozione di firma digitale è un concetto che venne elaborato più di 25 anni fa. Infatti, venne introdotto in Italia con il DPR  n. 513 del 10 novembre 1997. Si trattava di una normativa che si caratterizzava per due peculiarità: da un lato introduceva nell’ambiente digitale un equivalente alla firma autografa di tipo tradizionale e dall’altro garantiva univocità e chiarezza allo strumento applicativo. Le prime regole tecniche sulla firma digitale invece, vennero stabilite tramite il DPCM 8 febbraio 1999)  e rendevano opportuna una panoramica sullo stato dell’arte delle sottoscrizioni informatiche soprattutto per fare ordine su alcune tipologie di sottoscrizioni che venivano utilizzate in modo non pienamente corretto oppure con effetti giuridici limitati. La firma digitale è stata al centro di un complesso processo di evoluzione dal punto di vista normativo; evoluzione che si è poi estrinsecata con il Decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82.

Al giorno d’oggi, inserire una firma elettronica non è solo una questione di comodità, ma è anche una pratica che tende a ridurre al minimo lo spreco di fogli e potrebbe permettere di risparmiare sul materiale cartaceo prodotto in azienda. Firmare un documento è un’azione che ci capita quotidianamente, o comunque molto di frequente. Essendo un’operazione tipica dei nostri comportamenti socioculturali solitamente non si presta molta attenzione al fatto che, tramite una firma, si conferma in modo “ufficiale” una decisione, e proprio per questo sarebbe necessario tutelare la sicurezza di tale azione. Non sempre però una firma autografa, cioè quella apposta tradizionalmente a mano, se scansionata successivamente e inviata via posta elettronica, presenta i necessari standard di sicurezza. Per questa ragione si tende sempre di più a preferire una firma elettronica ad una classica firma autografa, soprattutto per quanto concerne la firma dei contratti.

Ecco tre buone ragioni per firmare i contratti con firma digitale:

  • Eliminare gli sprechi di carta ed essere più sostenibili.
  • Snellire la burocrazia.
  • Velocizzare i flussi di lavoro e dare un impulso alla propria produttività.

Riuscire a garantire la massima sicurezza è diventata una priorità, non solo per l’uso delle carte di credito, o la gestione dei conti correnti tramite home banking, ma anche per inibire truffe o frodi nella sottoscrizione di specifiche promozioni. Per tutti questi obiettivi è stato introdotto il codice OTP, ovvero un codice alfanumerico, che viene generato da un algoritmo che crea una serie casuale di numeri, inviati al titolare del rapporto su sms o e-mail.  Questo codice viene utilizzato generalmente per lo svolgimento di una singola operazione e viene generalmente adottato per confermare l’adesione a promozioni, confermare operazioni, oppure firmare contratti, assumendo un carattere formale in senso stretto.

Per quanto riguarda l’OTP utilizzato tramite sms, la sicurezza è totale, specialmente per quelli che offrono una manciata di secondi per l’uso, per poi generarne uno nuovo, ad oltranza, fino a quando questo non viene utilizzato nel tempo giusto.

2. Firma Elettronica nel mondo del lavoro

Ogni azienda e ogni professionista ha una propria organizzazione del lavoro, ma perché limitarsi a compilare interminabili e confusionari fogli di ca colo, sprecare carta o consultare pile di documenti, quando la tecnologia ci mette a disposizione altri strumenti più utili? In linea con l’esigenza dei cittadini (nello specifico dei professionisti), di adottare sistemi di sicurezza e di semplificazione dei processi lavorativi che prevedano l’utilizzo della firma elettronica, ci sono diverse piattaforme sul mercato per venire in contro a questa necessità. Clicency è una delle migliori e delle più indicate per la gestione complessiva del flusso di informazioni lavorative.

Questo è un software di gestione innovativo, studiato proprio per agevolare la vita dei liberi professionisti e delle aziende, favorendo loro il processo di digitalizzazione dei processi lavorativi e rendendoli quindi più competitivi sul mercato. Tra le molteplici funzionalità, questa piattaforma permette di gestire i propri collaboratori e clienti, generare contratti precompilati e firmarli tramite la firma elettronica associata all’utente in fase di registrazione, fornire garanzie per le prestazioni lavorative. Tutti i servizi messi a disposizione sono definiti nel rispetto delle norme vigenti, degli standard realizzativi previsti dagli enti internazionali e dalla garanzia di ottimi sistemi di sicurezza.

3. La Firma Elelttronica da un punto di vista giuridico

Nel caso si volesse definire formalmente la firma elettronica come lo si potrebbe fare?

La firma elettronica qualificata o digitale, è il risultato di una procedura informatica, detta di validazione, che garantisce l’autenticità, l’integrità e il non ripudio dei documenti informatici. Il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD-DLgs 82/2005) definisce il documento informatico come “rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti” in contrapposizione al documento analogico.

L’entrata in vigore del CAD1 costituisce di fatto l’ultimo step di un percorso che ha portato alla descritta efficacia ai sensi dell’articolo 2702 del documento informatico. I principi richiamati sono stati di poi confermati dalla Cassazione, Sez. Lavoro, nella sentenza 5523 del 2018 dove si legge quanto segue:

“Quanto all’efficacia probatoria dei documenti informatici, l’art. 21 del medesimo D.Lgs., nelle diverse formulazioni, ratione temporis vigenti, attribuisce l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del codice civile al documento sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, mentre è liberamente valutabile dal giudice, ai sensi dell’art. 20 D.Lgs 82/2005, l’idoneità di ogni diverso documento informatico (come l’e-mail tradizionale) a soddisfare il requisito della forma scritta, in relazione alle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità”.

Possono dotarsi di firma digitale tutte le persone fisiche: cittadini, amministratori e dipendenti di società e pubbliche amministrazioni. È possibile rivolgersi ai prestatori di servizi fiduciari qualificati autorizzati da AgID2 che garantiscono l’identità dei soggetti che utilizzano la firma digitale. L’Agenzia per l’Italia Digitale mette a disposizione una guida per l’apposizione di firme e informazioni su documenti firmati, che illustra anche la firma in formato pdf (PAdES3).

Il regolamento steso dall’AGID:

  • Fissa le condizioni a cui gli Stati membri riconoscono i mezzi di identificazione elettronica delle persone fisiche e giuridiche che rientrano in un regime notificato di identificazione elettronica di un altro Stato membro;
  • Stabilisce le norme relative ai servizi fiduciari, in particolare per le transazioni elettroniche;
  • Istituisce un quadro giuridico per le firme elettroniche, i sigilli elettronici, le validazioni temporali elettroniche, i documenti elettronici, i servizi elettronici di recapito certificato e i servizi relativi ai certificati di autenticazione di siti web.

Inoltre, il Regolamento all’articolo 25, comma 3, prescrive che:

”Una firma elettronica qualificata basata su un certificato qualificato rilasciato in uno Stato membro è riconosciuta quale firma elettronica qualificata in tutti gli altri Stati membri.”

Interoperabilità delle firme elettroniche e dei sistemi di validazione temporale.

Particolare rilevanza assume anche la piena interoperabilità a livello comunitario di particolari tipologie di firme elettroniche e dei sistemi di validazione temporale note in Italia rispettivamente come firma digitale e marca temporale4. Questo perché, altro aspetto giuridico rilevante è rappresentato dalla validità della firma elettronica nel tempo. Qualsiasi certificato di firma, infatti, ha un periodo determinato di validità e può essere sospeso o revocato. Per garantire la validità di un documento digitale in un momento successivo a quello di validità del certificato, sarà necessario collocare con precisione il documento nel tempo.

I formati delle firme elettroniche qualificate sono definiti nella Decisione di esecuzione (UE) 2015/1506 della Commissione dell’8 settembre 2015. Al fine di verificare che i propri sistemi di verifica delle firme elettroniche qualificate siano conformi alla normativa europea, si rende disponibili un documento di prova sottoscritto con una firma elettronica qualificata basata su un certificato qualificato. Per verificare la validità delle firme elettroniche qualificate basate su certificati rilasciati da tutti i soggetti autorizzati in Europa, la Commissione europea ha reso disponibile un’applicazione open source, Il Digital Signature Service (DSS).

Link di riferimento per l’accesso al servizio open source:

https://ec.europa.eu/digital-building-blocks/wikis/display/DIGITAL/ETSI+Signature+Conformance+Checker

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